Secrétariat social Belgique : Lequel choisir ? Comparaison et offres sur mesure

Un secrétariat social en Belgique est un organisme qui a pour fonction d’assurer toute la gestion administrative d’une entreprise. Ces organismes fournissent un certain nombre de services et offrent des avantages très intéressants, que vous soyez un employeur ou un travailleur indépendant.

Cependant, il existe de nombreux secrétariats sociaux et il est difficile de choisir celui qui sera le plus adapté. C’est pourquoi notre site vous aide à trouver toutes informations nécessaires : les services proposés, les différents acteurs du pays, comment en changer, les tarifs, …

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Qu’est-ce qu’un secrétariat social ?

Un secrétariat social, en Belgique, est un prestataire de services qui se charge d’effectuer diverses activités administratives pour le compte d’une entreprise, peu importe sa taille, ou d’un travailleur indépendant. L’affiliation à un secrétariat social n’est pas une obligation, mais elle permet toutefois de vous simplifier grandement le travail en déléguant les formalités administratives à un organisme agréé qui servira d’intermédiaire auprès des autorités belges.

Près de 90 % des entreprises font appel aux services d’un secrétariat social afin d’être accompagnées et guidées dans leurs démarches administratives. Selon l’Union des Secrétariat Sociaux agréés (USS), « 2.814.309 travailleurs du secteur privé voient leur salaire calculé par un secrétariat social agréé ».

Pourquoi s’affilier à un secrétariat social en Belgique ?

De nombreuses entreprises choisissent de s’affilier à un secrétariat social, en dépit du fait que ce ne soit absolument pas une obligation légale, et ce n’est pas sans raison. En confiant une grosse partie des tâches administratives à un organisme externe, vous bénéficierez de nombreux avantages non négligeables.

Les avantages pour l’employeur

L’administratif est souvent contraignant (gérer les salaires des employés, penser aux échéances, gérer la déclaration des revenus…) et peut vite devenir une grosse source de stress.

En déléguant ce travail vous éviterez de vous encombrer inutilement l’esprit et vous pourrez travailler plus sereinement.

Un secrétariat social se chargera également de vous conseiller et de vous guider sur vos divers droits et obligations ce qui vous assurera de toujours être en conformité avec les lois en vigueur.

De plus, confier tout ce qui relève de l’administratif à du personnel qualifié vous permettra de libérer du temps que vous pourrez consacrer à des activités plus essentielles et moins répétitives.

Les avantages pour les entreprises

La taille de l’entreprise influe directement sur le nombre de salariés à gérer et la quantité de tâches administratives à effectuer. Pour une entreprise qui compte moins de 10 employés, l’affiliation à un secrétariat social est une aide appréciable, mais au-delà de 10 employés, cette aide devient vite indispensable.

Plus l’entreprise est grande et plus le nombre de tâches chronophages augmentent, recourir à un secrétariat social allégera grandement la charge de travail.

Un secrétariat social peut également, selon les prestations demandées, endosser le rôle de conseiller au niveau de l’administration du personnel.

Il peut gérer, entre autres choses, la formation des salariés ou même s’impliquer activement dans le recrutement de nouveaux employés au sein de l’entreprise.

Les avantages pour les employés

Un secrétariat social possède des experts dans de nombreux secteurs et tous les acquis nécessaires dans le domaine du droit du travail.

Ces connaissances approfondies en matière de réglementation permettent aux employés d’être accompagnés et d’avoir des informations claires et précises sur leurs déclarations et leurs salaires.

En confiant la gestion salariale à un prestataire de services agréé vous êtes assuré que tout sera en règle, ce qui est bénéfique aussi bien pour l’entreprise que pour le personnel.

Le bien-être des salariés se répercute directement sur la rentabilité et une vision claire et détaillée sur leurs droits juridiques contribue à amener un climat social serein au sein de l’entreprise.

Les avantages pour les pouvoirs publics

En externalisant toute la partie administrative, les données seront traitées par des personnes qualifiées et les informations transmises seront de bien meilleure qualité.

De plus, les secrétariats sociaux garantissent aux pouvoirs publics un respect des lois et de la réglementation du droit du travail.

Faire appel à un prestataire permet également de lutter indirectement contre la fraude et le travail dissimulé. Les déclarations étant traitées par un organisme extérieur à l’entreprise, les risques de falsifications sont grandement diminués.

Quels sont les services qu’ils proposent ?

Un secrétariat social met à votre disposition des experts spécialisés dans différents domaines et peut fournir divers services liés à l’administratif ou à d’autres secteurs plus variés tels que la gestion des effectifs d’une entreprise ou l’assistance sociojuridique.

Gestion des ressources humaines

Un secrétariat social Belgique prend en charge toutes les procédures administratives liées aux salariés : les congés, les absences de travail, les prépensions, les incapacités de travail…

L’émission de documents administratifs

Il envoie les documents administratifs afférents à l’entreprise en respectant les dates d’échéances. Ces documents sont : les fiches de salaire de tous les employés, les déclarations, les cotisations…

Des conseils sociojuridiques aux employeurs

Le secrétariat social prend en charge toutes les procédures administratives liées aux salariés : les congés, les absences de travail, les prépensions, les incapacités de travail…

Le calcul des salaires du personnel

Il gère le calcul mensuel des salaires de tous les employés de l’entreprise. Il assure également le calcul des primes de fin d’année, des indemnités de préavis, des compléments de salaire…

La gestion des ressources de l’entreprise

Le secrétariat social se charge également de la perception et du versement des cotisations sociales et du précompte professionnel de l’entreprise.

Le signalement du risque social

De plus, c’est un organisme qui est en mesure d’anticiper un éventuel risque social qui peut survenir au sein d’une entreprise et il est tenu de signaler rapidement si un tel risque existe.

Quel secrétariat social choisir en Belgique ?

En Belgique, on trouve pas loin d’une quarantaine de secrétariats sociaux différents : Attentia, SD Worx, Partena, Besox, … . Chacun ayant ses spécificités, voici une liste et descriptif rapide des plus connus d’entre eux afin de vous aider à faire votre choix en fonction de vos attentes.

Partena professional

Partena professional est un secrétariat social qui se spécialise sur la gestion des salaires et du personnel et met en avant son expertise sociojuridique. Il offre notamment un système de gestion du personnel automatisée grâce à un logiciel de payroll qui permettra de grandement simplifier l’administration des effectifs de votre entreprise. Une équipe d’experts assurera le suivi de toutes vos opérations RH et vous serez guidé dans la partie juridique afin d’obtenir les meilleurs conseils en matière de lois et de réglementations.

Liantis

Secrétariat social agréé, Liantis conseille et accompagne ses clients dans la gestion du personnel depuis plus de 70 ans. Il fournit une assistance personnalisée dans de nombreux domaines. Des conseillers qualifiés, eux-mêmes supervisés par un responsable d’agence, mettent leur expertise à votre service. Liantis peut également vous apporter des conseils sociojuridiques, vous guider sur les rémunérations de vos employés, apporter son aide pour établir un règlement de travail ou bien encore vous accompagner en cas d’inspection sociale.

SD worx

Le secrétariat social SD worx fournit à ses clients une grande expertise dans le domaine des ressources humaines et dans la gestion des salaires. Il offre de nombreux services et accompagne les entreprises dans la collecte et le versement des cotisations de la sécurité sociale. Il s’assure que votre activité professionnelle est toujours en conformité avec la législation en vigueur. SD worx gère le calcul des salaires, la déclaration des impôts ainsi que l’établissement des fiches de salaire. Cet organisme met également à votre disposition une assistance numérique pour aider les entreprises dans la gestion quotidienne du personnel.

Acerta secretariat social

Acerta assure la prise en charge d’une partie de l’administration sociale et salariale de votre entreprise. Il apporte un soutien juridique de qualité à ses clients grâce à des spécialistes qui vous conseilleront sur l’évolution des lois. C’est un secrétariat social proactif, disponible en ligne 24 heures sur 24, qui pourra vous alléger de nombreuses tâches administratives. Acerta offre de nombreux services adaptés tels que le traitement des déclarations fiscales et des salaires, la gestion des incapacités de travail ou des arrêts pour cause de maladie et bien d’autres prestations encore selon les besoins de l’entreprise.

Securex

Securex est un organisme qui propose des conseils personnalisés pour tout ce qui concerne le domaine des ressources humaines. Il fournit un conseiller attitré qui servira de relais entre toutes les équipes et pourra répondre à toutes vos questions dans les plus brefs délais. Des experts suivent les tendances et les évolutions constantes des lois et peuvent ensuite proposer des solutions d’optimisation dans la gestion du personnel et des salaires de l’entreprise. Securex met également à disposition de ses clients une aide temporaire pour compenser une absence soudaine ou en cas de sous-effectif.

UCM, indépendants et unis

Le secrétariat social UCM représente les travailleurs indépendants et les PME francophones. Il mise sur la relation de confiance avec le client et met à disposition un conseiller unique qui sera chargé de suivre l’évolution de votre entreprise et vous accompagnera tout au long de votre parcours professionnel. UCM gère toute la partie administrative, optimisations des aides à l’emploi, déclarations, calcul des salaires…

Group S

Groupe S est un organisme qui a plus de 15 ans d’ancienneté et qui accompagne aussi bien les petites et les moyennes entreprises que les indépendants. Il se spécialise dans l’externalisation de paie et la gestion des ressources humaines. Groupe S met à la disposition de ses clients un logiciel de paie très complet et efficace. Il fournit de nombreux services pour alléger les entreprises en externalisant les tâches administratives et fiscales.

Comment changer de secrétariat social ?

S’affilier à un organisme est un partenariat basé avant tout sur la confiance. Dans le cas où cette association ne vous conviendriez plus ou tout simplement que vous souhaitiez changer de secrétariat social, vous pouvez bien sûr le faire sous certaines conditions :

    • vérifier votre contrat, vous devez respecter la durée minimale du contrat et vous ne pourrez changer de secrétariat social qu’après la date d’expiration ;
    • respecter le délai de préavis de 6 mois, pensez à envoyer votre lettre de résiliation au moins 6 mois à l’avance.

Quels sont les frais et tarifs d’un secrétariat social ?

Il est assez compliqué de définir un montant précis, les coûts engendrés par l’affiliation dépendent de plusieurs facteurs.

L’organisme que vous choisirez aura son importance puisque le montant dépendra en partie des frais de gestions ainsi que des prestations proposées. La taille de votre entreprise influera également sur le prix final, plus vous aurez d’employés et de collaborateurs et plus les tarifs du secrétariat social seront élevés. Pour simplifier, les frais d’un secrétariat social peuvent se présenter comme ceci :

    • les frais de démarrage
    • un tarif fixe mensuel (frais de gestion et de prestations)
    • un tarif fixe par employé et par coût salarial (taille de l’entreprise)

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