Guide complet pour créer une société en Belgique, étapes et coûts
Si vous avez l’intention de créer une société en Belgique, il est nécessaire de bien comprendre les étapes ainsi que les coûts impliqués. Que vous soyez un indépendant ou un entrepreneur débutant qui souhaite passer à un statut de société, vous devez suivre ce guide pour concrétiser votre projet. De la sélection du nom jusqu’à l’enregistrement fiscal, nous allons vous expliquer chaque processus en détail.
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Les étapes essentielles pour fonder une entreprise en Belgique
1. Choisir le nom de l’entreprise
Lorsqu’il s’agit de créer une société, la première étape est de trouver le nom de votre entreprise. Ce dernier doit être unique et représenter l’identité de votre enseigne. Avant de finaliser votre choix, il est indispensable de vérifier que le nom n’est pas déjà protégé ou utilisé par un autre établissement. Pour ce faire, vous pouvez effectuer une recherche de disponibilité sur le Moniteur belge ou la Banque-Carrefour des Entreprises.
2. Ouvrir un compte bancaire professionnel
Une fois le nom de la société définie, la prochaine étape consiste à ouvrir un compte bancaire professionnel. Obligatoire, ce compte permet de séparer les finances personnelles des transactions professionnelles. En principe, il est utilisé pour :
- le dépôt du capital social ;
- le suivi comptable ;
- la gestion des paiements et des encaissements.
Concernant les frais d’ouverture et de tenue de compte, ils varient en fonction de la banque que vous allez contacter. De ce fait, il est conseillé de comparer différentes offres afin de trouver celles qui correspondent le mieux à votre situation.
3. Sélectionner le statut juridique adapté
En général, le choix du statut juridique influence non seulement la structure de l’entreprise, mais aussi sa fiscalité et ses responsabilités. En Belgique, voici les principales options possibles.
Société Anonyme (SA)
La plupart du temps, la Société Anonyme est destinée aux grandes entreprises qui désirent lever des fonds auprès des investisseurs. Elle se distingue surtout par sa capacité à émettre des actions et à être cotée en bourse. Dans ce type d’entreprise, il faut avoir un capital minimum de 61 500 euros. Par ailleurs, pour conserver le patrimoine personnel des dirigeants, leur responsabilité est limitée au montant de leurs apports.
Société à Responsabilité Limitée (SRL)
À propos de la SRL, il s’agit d’un statut populaire auprès des petites et moyennes entreprises en Belgique. Ce statut juridique offre une grande flexibilité et protège les entrepreneurs en limitant leur responsabilité au capital investi. Contrairement à la SA, elle ne nécessite aucun capital minimum. De plus, elle convient aux structures unipersonnelles et à celles composées de plusieurs associés.
Société Coopérative (SC)
La Société Coopérative, ou SC, est conçue pour les entreprises à vocation collective ou sociale dans lesquelles les bénéfices sont répartis équitablement entre les membres. De ce fait, ce modèle est adapté aux établissements où plusieurs partenaires partagent les mêmes objectifs. En ce qui concerne son capital social, il est variable et modulable selon les entrées et sorties de coopérateurs. Cependant, sachez qu’une SC doit avoir au moins trois actionnaires pour être valide.
Société en Nom Collectif (SNC)
En principe, la Société en Nom Collectif se caractérise par la responsabilité solidaire et indéfinie des associés. En cas de difficulté financière, les créanciers peuvent se retourner contre les biens personnels des dirigeants. Ainsi, cette forme est privilégiée pour des partenariats basés sur la confiance mutuelle. Vu que les collaborateurs sont conjointement responsables des dettes de l’établissement, ce statut est idéal pour les entreprises familiales ou entre amis.
Société en Commandite (SComm)
Quant à la société en Commandite, c’est une option hybride qui différencie deux types d’associés, les commandités et les commanditaires. Les premiers gèrent l’entreprise sur leurs biens personnels, tandis que les seconds apportent du capital sans intervenir dans la gestion quotidienne de l’organisation. La SComm est surtout adaptée pour des collaborateurs où certains partenaires souhaitant limiter leur implication financière ou opérationnelle.
Société Simples
Généralement utilisée pour des projets spécifiques ou des partenariats temporaires, la Société Simple est une forme juridique sans personnalité morale propre. Bien qu’elle soit flexible, elle n’offre pas de protection légale pour les associés qui sont eux-mêmes responsables des dettes de l’entreprise. Par conséquent, ce modèle convient aux institutions ou associations de petite taille privilégiant des collaborations ponctuelles.
4. Élaborer un plan financier solide
Lors de la création d’une société en Belgique, le plan financier est une étape incontournable qu’il ne faut pas négliger. Il est essentiel de prouver que votre projet est économiquement viable, en particulier si vous optez pour la SA ou la SRL. Couvrant une période de deux ans, ce plan doit contenir des prévisions claires sur plusieurs aspects financiers :
- l’estimation des revenus ;
- les dépenses initiales et les coûts de fonctionnement ;
- la gestion de la trésorerie ;
- l’utilisation des investissements extérieurs et des prêts bancaires.
5. Rédiger et enregistrer les statuts auprès d’un notaire
En tant que document fondateur de votre entreprise, les statuts définissent les règles de fonctionnement, les obligations ainsi que les droits des associés. Il est donc important de les rédiger et de les enregistrer auprès d’un notaire. Parmi les éléments à inclure dans ce document, il y a :
- le nom de la société ;
- l’objet social ;
- la durée de vie de l’organisation ;
- la répartition du capital ;
- la gouvernance ou les règles relatives à la prise de décision.
6. Enregistrer l’entreprise à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE)
Après l’enregistrement des statuts, l’établissement doit être inscrit à la Banque-Carrefour des Entreprises, un registre centralisé des entreprises en Belgique. Cette étape est obligatoire puisqu’elle permet d’obtenir un numéro d’entreprise qui est nécessaire pour effectuer toutes les démarches administratives et fiscales ultérieures. Sachez que cette opération est réalisée par le notaire, mais il est aussi possible de le faire directement via un guichet d’entreprise agréé.
7. S’inscrire à la TVA
Selon la loi, toute société exerçant une activité commerciale sur le territoire belge est tenue de s’inscrire à la Taxe sur la Valeur Ajoutée. Grâce à ce dispositif, l’entreprise peut facturer la TVA à ses clients et récupérer la TVA payée sur ses achats professionnels. Dans certains cas, comme les petites startups avec moins de 25 000 euros de chiffre d’affaires annuel, il est possible de bénéficier d’une franchise de TVA.
Créer une entreprise en Belgique pour un étranger ou un Français
La Belgique offre un cadre accueillant pour les étrangers souhaitant entreprendre, mais certaines démarches spécifiques doivent être respectées. Ces exigences varient selon le statut de résidence, la nationalité et la nature de l’activité envisagée. Que vous soyez ressortissant de l’Union européenne ou hors UE, voici les étapes clés pour réussir votre projet entrepreneurial en Belgique.
Conditions d’éligibilité
- Pour les ressortissants de l’UE ou pays assimilés : Les citoyens européens bénéficient de la liberté d’établissement et n’ont pas besoin de permis de travail.
- Pour les étrangers hors UE : Un permis de travail ou une carte professionnelle est obligatoire. Vous devrez également fournir un visa de long séjour (type D) si vous vous installez en Belgique.
- Critères communs :
- Être majeur et ne pas avoir d’incapacité légale.
- Fournir des documents comme un passeport valide, un certificat de bonne vie et mœurs, et une preuve de moyens de subsistance.
Démarches spécifiques pour les étrangers
- Ouverture d’un compte bancaire belge : Obligatoire pour gérer les finances professionnelles.
- Inscription à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) : Procédure indispensable pour obtenir un numéro d’entreprise unique.
- Validation des compétences professionnelles : Certaines activités réglementées (comptabilité, construction, santé) nécessitent des diplômes reconnus en Belgique.
- Rédaction des statuts : Les statuts de la société doivent être rédigés en français, néerlandais ou bilingue, et enregistrés chez un notaire.
- Affiliation à une caisse d’assurances sociales : Pour couvrir vos obligations sociales.
Aides et conseils pour les étrangers
- Organismes de soutien régionaux : AWEX (Wallonie), hub.brussels (Bruxelles) et FIT (Flandre) offrent des conseils, formations et opportunités de réseautage.
- Chambres de commerce internationales : Elles accompagnent les entrepreneurs étrangers dans leurs démarches.
- Incubateurs et centres d’entreprises : Ces structures proposent un accompagnement adapté pour faciliter l’intégration dans l’écosystème entrepreneurial belge.
- Subventions et financements : Les étrangers peuvent bénéficier de subventions gouvernementales, prêts bancaires ou programmes de financement européens.
Le budget nécessaire pour créer une société en Belgique
La création d’une société en Belgique implique plusieurs coûts initiaux, qui varient en fonction de la structure juridique choisie. Du simple enregistrement à la mise en place d’une gestion comptable, il est essentiel de bien anticiper ces dépenses pour lancer son activité sur de bonnes bases.
1. Créer une entreprise individuelle, les frais de démarrage
Vu que l’entreprise individuelle n’impose pas de capital social minimum, le coût de sa création en Belgique est relativement bas. Concernant les principaux frais à prévoir, ce sont :
- l’inscription à la BCE ;
- les cotisations sociales ;
- les assurances professionnelles.
2. Coûts liés à l’élaboration du plan financier
Pour les entreprises avec personnalité juridique, l’élaboration d’un plan financier réclame également quelques dépenses spécifiques. Au cours de cette phase, vous devez donc préparer un budget entre 500 euros à 1500 euros pour une consultation avec un conseiller financier ou un expert-comptable. Si vous choisissiez de créer le document par vos propres moyens, il est essentiel d’acheter des outils de planification financière tels qu’un logiciel de comptabilité.
3. Honoraires du notaire pour la rédaction des statuts
À propos des honoraires du notaire pour la rédaction des statuts, ils dépendent de la complexité du dossier. Dans le cas d’une Société à Responsabilité Limitée, par exemple, le coût peut osciller entre 1000 euros à 2500 euros. Pour une Société Coopérative, les rémunérations du spécialiste ne dépassent pas les 1500 euros. Ces frais couvrent non seulement la formalisation des statuts juridiques, mais aussi les conseils légaux.
4. Frais de publication dans le Moniteur belge
Une fois les statuts rédigés et signés par le notaire, ils doivent être publiés au Moniteur belge. Grâce à ce journal officiel, toutes les créations de sociétés sont accessibles aux publics. Pour ce qui est du coût de cette publication, il varie en fonction de la taille du texte. La plupart du temps, il faut compter entre 150 euros et 250 euros.
5. Obtenir le numéro d’entreprise, les coûts administratifs
Lorsque vous décidez de vous faire accompagner par un comptable ou un expert-comptable pour l’inscription à la TVA, il faut prévoir quelques dépenses supplémentaires. Cela peut être lié aux frais d’inscription, aux obligations de déclaration ou à la mise en place d’un logiciel de gestion comptable.
6. TVA, inscription et frais associés
Lorsque vous décidez de vous faire accompagner par un comptable ou un expert-comptable pour l’inscription à la TVA, il faut prévoir quelques dépenses supplémentaires. Cela peut être lié aux frais d’inscription, aux obligations de déclaration ou à la mise en place d’un logiciel de gestion comptable.
7. Autres dépenses potentielles
En plus des coûts de création, il existe des dépenses récurrentes que vous devez anticiper pour la gestion quotidienne de votre établissement. Parmi ces dépenses, il y a :
- les assurances (responsabilité civile professionnelle, incendie, protection juridique, etc.) ;
- la comptabilité ;
- la gestion administrative.
Dans tous les cas, ces dépenses dépendent à la fois de la taille de l’organisation et du secteur d’activité de l’enseigne.
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Les aides disponibles pour les entrepreneurs en Belgique
La Belgique propose un large éventail d’aides et de subventions pour soutenir les entrepreneurs dans la création et le développement de leurs entreprises. Ces soutiens varient selon les régions et les besoins spécifiques des entrepreneurs, qu’il s’agisse de subventions, de prêts à taux réduits ou d’accompagnements spécialisés. Voici un aperçu des principales aides disponibles à Bruxelles, en Wallonie, et en Flandre, ainsi que des dispositifs financiers avantageux pour les entrepreneurs.
Subventions et aides à Bruxelles
Pour les entrepreneurs qui souhaitent créer ou développer leur activité à Bruxelles, la capitale offre plusieurs programmes de subventions et d’aides. :
- la prime pour le lancement d’entreprise : un dispositif pouvant atteindre jusqu’à 4 000 euros en fonction du profil de l’entrepreneur ;
- l’accompagnement via hub.brussels : une aide qui se présente par des services gratuits ou à coûts réduits sur toutes les phases de projet des sociétés ;
- les aides à l’innovation : une subvention dédiée aux professionnels qui développent de nouveaux produits ou technologies innovantes ;
- la prime à l’investissement : une option convenant aux PME en pleine croissance.
Soutiens financiers en Wallonie
En Wallonie, plusieurs dispositifs sont mis en place pour favoriser l’entrepreneuriat. De ce fait, les dirigeants peuvent profiter de diverses aides adaptées à chaque étape de la vie de l’entreprise :
- la subvention à la création d’entreprise : une sorte d’allocation qui couvre les frais de lancement de l’établissement ;
- la prime à l’investissement : un montant qui est calculé à partir de la structure de l’entreprise et de l’impact économique ou environnemental du financement ;
- les aides de l’AWEX : un soutien financier destiné aux entreprises qui veulent exporter leurs produits à l’internationale ;
- les chèques-entreprises : un outil précieux permettant de financier des services externes comme les études de faisabilité ou les conseils en stratégie.
Aides régionales en Flandre
La Région flamande propose également plusieurs types d’aides et de subventions pour encourager la création et le développement d’entreprises. Voici les principaux soutiens financiers disponibles :
- l’Agentschap Innoveren & Ondernemen : une aide fournie par la VLAIO, l’agence flamande chargée de soutenir les entreprises ;
- l’aide à l’innovation : une subvention consacrée aux sociétés innovantes ;
- la prime à l’emploi : un dispositif qui permet aux entreprises flamandes de renforcer leur recrutement ;
- l’aide à l’internationalisation : un soutien financier de la part de l’IFT (Flanders Investmen & Trade).
Prêts à taux préférentiel et autres dispositifs
En plus des subventions directes, les entrepreneurs en Belgique peuvent bénéficier de prêts à taux préférentiel et d’autres dispositifs financiers avantageux. Parmi eux, vous pouvez distinguer :
- les microcrédits pour les entrepreneurs ayant des difficultés à obtenir des prêts traditionnels ;
- les fonds de garantie régionaux qui accordent une garantie sur une partie du prêt bancaire ;
- les financements participatifs qui permettent de lever des fonds via des plateformes spécifiques.
Obligations comptables et fiscales pour les entreprises
Quelle que soit la taille ou le statut juridique d’une entreprise en Belgique, cette dernière est soumise à des obligations comptables et fiscales strictes. Afin d’assurer une gestion financière saine, il est donc crucial de comprendre ces exigences.
Les obligations comptables, comprendre la différence entre comptabilité simplifiée et double
Quelle que soit la taille ou le statut juridique d’une entreprise en Belgique, cette dernière est soumise à des obligations comptables et fiscales strictes. Afin d’assurer une gestion financière saine, il est donc crucial de comprendre ces exigences.
Comptabilité simplifiée
Aussi appelée comptabilité en partie simple, la comptabilité simplifiée est réservée aux indépendants ou petites entreprises avec un chiffre d’affaires inférieur à 500 000 euros. L’établissement est obligé de tenir un registre clair de toutes les opérations financières tout en précisant les montants et les dates. Par ailleurs, un suivi détaillé des mouvements de liquidité est également nécessaire.
Comptabilité complète (double)
Quant à la comptabilité complète, elle est obligatoire pour les entreprises dont le chiffre d’affaires dépasse 500 000 euros. Cette forme de comptabilité est plus complexe puisqu’elle se base sur un principe de double enregistrement pour chaque transaction. En d’autres termes, une opération affecte toujours au moins un compte de débit et un compte de crédit.
Les obligations fiscales des entreprises
Tout d’abord, la majorité des entreprises belges sont assujetties à la TVA. C’est en fonction de leur chiffre d’affaires annuel ou trimestriel qu’elles doivent soumettre des déclarations périodiques de TVA.
Ensuite, l’impôt des sociétés ou ISOC concerne le bénéfice réel de l’enseigne. Le taux standard de l’ISOC est de 25 %, mais certaines PME profitent d’un taux réduit pour leur premier bénéfice.
Enfin, il ne faut pas oublier que les indépendants et les dirigeants doivent payer des cotisations sociales à leur caisse d’assurances sociales.
Transformer son activité d’indépendant en société
Pourquoi passer du statut d’indépendant à celui de société ?
Beaucoup d’entrepreneurs débutent en tant qu’indépendants avant de choisir de transformer leur activité en société. Cependant, passer du statut d’indépendant à celui de société présente plusieurs avantages, notamment :
- la responsabilité limitée pour protéger le patrimoine personnel ;
- les déductions fiscales ;
- la facilité d’accès aux fonds par le biais des prêts bancaires ou d’investisseur ;
- la crédibilité de l’image de l’enseigne.
Démarches à suivre pour changer de statut
Dans les cas où vous désirez changer de statut, la première chose à faire est de vérifier la viabilité du projet. En effet, il est indispensable d’évaluer si votre activité est suffisamment rentable et stable. Grâce à un plan financier, vous aurez l’opportunité de simuler les coûts et les avantages fiscaux.
L’étape suivante consiste à choisir le statut juridique, rédiger les statuts et enregistrer la société. Enfin, avant de clôturer l’activité d’indépendant, n’oubliez pas de transférer les actifs et les contrats importants.
Quel chiffre d’affaires justifie un passage en société ?
Pour information, il n’y a pas de seuil officiel de chiffre d’affaires qui oblige un indépendant à transformer son activité en société. Néanmoins, un passage en entreprise devient pertinent lorsque le chiffre d’affaires annuel dépasse les 80 000 euros à 100 000 euros.
Réponses aux questions fréquentes sur la création d’entreprise
Comment protéger son idée avant de lancer l’entreprise ?
Afin d’éviter qu’une idée d’entreprise ne soit copiée ou exploitée sans votre autorisation, il subsiste de nombreuses solutions que vous devez considérer. S’il s’agit d’une invention ou innovation technologique, vous devez déposer un brevet auprès de l’Office Benelux de la Propriété Intellectuelle.
Dans le cas d’un produit ou service distinctif, le mieux est d’enregistrer la marque. Si vous êtes obligé de partager votre idée avec des partenaires, il est conseillé de faire signer un accord de confidentialité.
Est-il possible de créer sa société entièrement en ligne ?
Oui, il est désormais possible de créer une société entièrement en ligne en Belgique. Grâce aux avancées numériques, certaines étapes peuvent être réalisées de manière dématérialisée. Actuellement, de plus en plus de notaires offrent des services en ligne pour la rédaction et la signature électronique des statuts.
Par ailleurs, l’inscription à la BCE peut aussi se faire sur Internet via des plateformes dédiées. Il en est de même pour les déclarations fiscales qui se font sur Biztax et MyMinfin.
Quelles ressources gratuites sont disponibles pour accompagner les entrepreneurs ?
Pour accompagner les entrepreneurs, la Belgique propose de nombreuses ressources gratuites comme les guichets d’entreprises, les chambres de commerce régionales ou encore hub.brussels. Avec ces agences et institutions, vous aurez la chance de recevoir des conseils avisés et des services gratuits qui permettront de lancer votre société en toute sérénité.
Peut-on créer une société gratuitement ou à moindre coût ?
Malheureusement, il n’est pas possible de créer une société gratuitement, mais plutôt avec des coûts réduits. Afin de minimiser vos dépenses, pensez à choisir une forme juridique simple sans capital minimum.
En recherchant les subventions et aides adéquates, vous pouvez également obtenir des primes qui couvrent une partie des frais de démarrage. N’oubliez pas que les sites web permettent d’éviter certains frais puisque le processus est complètement digitalisé.
Combien de temps faut-il pour créer une société en Belgique ?
Dans un premier temps, l’élaboration du plan financier et la rédaction des statuts demandent entre une à deux semaines. Dès que les statuts sont signés, il faut les publier dans le Moniteur belge et attendre un délai de cinq à dix jours ouvrables pour son officialisation.
En ce qui concerne l’enregistrement à la Banque-Carrefour des Entreprises, cette étape peut être effectuée dans les 24 à 48 heures suivant la validation des statuts.
Ensuite, l’inscription à la TVA prend généralement entre trois à dix jours. Enfin, l’ouverture d’un compte bancaire professionnel est réalisable en moins de cinq jours.
Accompagnement et services pour faciliter la création d’entreprise
L’importance de recourir à un secrétariat social
Un secrétariat social joue un rôle essentiel dans la gestion des obligations sociales et administratives des entreprises. En raison de sa capacité à gérer les aspects sociaux et légaux de manière rigoureuse, ce spécialiste est utile pour les établissements qui embauchent souvent des salariés. De ce fait, il peut s’occuper de :
- la gestion des salaires ;
- l’accompagnement RH ;
- les déclarations sociales ;
- la gestion des absences et des congés.
Les structures et organismes qui offrent un accompagnement gratuit ou à tarif réduit
En Belgique, plusieurs structures et organismes sont disponibles pour accompagner les entrepreneurs dans la création de leur établissement. Présents dans chaque région, les guichets d’entreprises guident les entrepreneurs dans toutes les démarches administratives. Si vous êtes en quête de conseils gratuits, de formation ou d’événement de réseautage, vous pouvez solliciter les Chambres de Commerce en Wallonie, à Bruxelles ou en Flandre.
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